Notă de informare persoane fizice (B2C)

• Ni le furnizezi direct, prin reprezentant sau prin altă persoană care acționează în numele tău, când te înregistrezi pentru serviciile online, completezi un formular, semnezi un contract cu ARXEDO, folosești produsele și serviciile noastre, ne contactezi sau vizitezi site-ul nostru. Pentru informații despre cookie-uri și tehnologii similare, poți consulta „Politica de cookies” pe site-ul nostru https://www.arxedo.eu/cookies.html.
• Obținem datele tale și când ești desemnat reprezentant legal sau convențional al unui client ARXEDO.
• Din surse externe, cum ar fi procesatorii de plăți sau tranzacții, societăți comerciale, angajatorul tău, Oficiul Național al Registrului Comerțului.
• Informații suplimentare pe care ni le furnizezi când soliciți un produs sau serviciu specific.

• Datele cu caracter personal sunt informații care identifică sau pot duce la identificarea unei persoane fizice în viață. Prelucrarea înseamnă oricare dintre următoarele activități: colectare, înregistrare, stocare, utilizare, organizare, agregare, transfer, divulgare, arhivare sau ștergere.
• Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm despre tine includ:
• Date de identificare precum numele, prenumele, data și locul nașterii, codul numeric personal (CNP), informații din actul de identitate (numărul, seria acestuia, cetățenia, data emiterii/expirării), adresa de e-mail, numărul de telefon, adresa de domiciliu/reședință și/sau corespondență, pseudonimul, semnătura, codul fiscal, coduri de identificare în sistemele noastre etc. Datele tale vor putea fi utilizate pentru îndeplinirea scopurilor de mai jos atât prin raportare la relația ta cu ARXEDO asociată rolului de persoană fizică, cât și rolului de reprezentant/persoană de contact/utilizator al unui client ARXEDO - entitate juridică;
• Date despre activitatea ta precum ocupația, natura activității, angajatorul, funcția publică (dacă este cazul).
• Date despre tranzacții precum detaliile disponibile în extrasul de cont, ca dovadă a achitării serviciilor ARXEDO (numărul de cont, IBAN, informații asociate operațiunilor de plată pentru serviciile ARXEDO, suma, data și ora, banca, titularul contului, detalii tranzacție etc.).
• Date financiare precum țara de reședință fiscală, numărul de identificare fiscală din țara în care ai rezidența fiscală, informații din chitanțe, facturi, întârzieri la plată, produsele și serviciile ARXEDO pe care le ai sau pe care le contractezi de la noi.
• Date socio-demografice, cum ar fi existența unor persoane în întreținere sau calitatea de împuternicit al acestora.
• Date despre comportamentul online și preferințele tale: adresa IP a dispozitivului mobil sau a computerului, informații despre dispozitivul și browserul folosit, paginile vizitate pe site-ul ARXEDO (module cookie și tehnologii similare).
• Date despre interacțiunile cu comunicările noastre prin e-mail; mai exact, putem solicita și păstra o evidență a statusului aferent comunicărilor transmise (transmiterea cu succes/deschiderea mesajului);
• Date despre interesele și nevoile tale, pe care ni le comunici când ne contactezi sau completezi formulare sau pe care le observăm din interacțiunile tale cu ARXEDO.
• Date audio-video: În cadrul workshopurilor, webinariilor și altor evenimente online organizate de ARXEDO, putem prelucra imaginea și vocea participanților transmise prin intermediul platformelor de videoconferință utilizate. Aceste date sunt prelucrate exclusiv în scopul desfășurării evenimentului, facilitării interacțiunii dintre participanți și lectori, gestionării sesiunilor de întrebări și răspunsuri și asigurării funcționării corespunzătoare a serviciilor oferite.
• Interacțiunile tale cu ARXEDO în mediul online: urmărim și analizăm mesajele publice, postările, aprecierile și răspunsurile despre ARXEDO de pe internet și opiniile despre serviciile sau produsele noastre (de exemplu recenzii).

• Nu solicităm în mod obișnuit date din categorii speciale prin formularele standard ale site-ului. Te rugăm să nu transmiți astfel de date. Dacă totuși astfel de date sunt primite, ele vor fi tratate doar în măsura în care există un temei juridic adecvat.

Prelucrarea înseamnă toate operațiunile care pot fi efectuate cu datele personale: colectare, înregistrare, stocare, ajustare, organizare, utilizare, divulgare, transfer, arhivare sau ștergere, conform legilor în vigoare.

Folosim datele tale personale doar în scopuri legitime de afaceri și în baza temeiurilor legale prevăzute de legislația protecției datelor, cum ar fi:

a) Executarea contractelor la care ești parte sau realizarea de demersuri înainte de încheierea contractelor. Folosim informațiile tale când închei un contract cu ARXEDO pentru a-ți furniza serviciile cerute sau de care beneficiezi, indiferent de canal, sau când trebuie să te contactăm, pentru a te anunța despre modificările termenilor și condițiilor, expirarea unui termen, înregistrarea unei restanțe sau pentru a-ți oferi informații despre produsele și serviciile tale ori despre cum să le folosești sau despre relația ta cu ARXEDO. De asemenea, prelucrăm datele tale pentru a răspunde solicitărilor tale directe sau indirecte, cum ar fi: furnizarea de informații suplimentare, actualizarea datelor, investigarea și rezolvarea problemelor cu serviciile, soluționarea cererilor, reclamațiilor sau petițiilor.

Analizăm informații despre tine pentru a evalua eligibilitatea pentru anumite produse și servicii de care beneficiezi în mod direct sau indirect, fie că ești client potențial, client actual, reprezentant sau persoană împuternicită, precum și utilizarea respectivelor produse și servicii.

b) Pentru a ne îndeplini interesele legitime de afaceri, în ceea ce privește:

• Gestionarea relațiilor și efectuarea de campanii fără componentă comercială. Putem să te rugăm să ne dai feedback sau opinia despre produsele și serviciile noastre actuale sau viitoare și să înregistrăm aceste informații.
• De asemenea, putem folosi informațiile pe care ni le furnizezi direct sau date derivate din relația ta cu noi pentru a te contacta despre produsele, serviciile și campaniile ARXEDO.
• Activități cu rol informativ și educativ, de exemplu pentru a te ajuta să înțelegi mai bine mediul online, să te familiarizezi și să folosești corect site-ul și produsele ARXEDO și/sau diversele funcționalități ale acestora.
• Activități de analiză și cercetare privind satisfacția, comportamentul sau motivele pentru care alegi sau renunți la un produs sau la relația cu ARXEDO, pentru a ne îmbunătăți produsele și gama acestora, modul de lucru și strategia, inclusiv prin testarea unor idei pe care ne-am dori să le aplicăm în viitor. Aceste contactări nu au în vedere ofertarea individuală.

De asemenea, datele tale vor fi prelucrate dacă alegi să promovezi produsele și serviciile ARXEDO unei alte persoane.

• Furnizarea celor mai potrivite produse și servicii. Putem folosi datele tale pentru activități comerciale, inclusiv pentru dezvoltarea și îmbunătățirea produselor și serviciilor noastre, a serviciilor pentru clienți, a canalelor de comunicare/aplicațiilor și pentru segmentarea clienților și profilarea generală. Facem acest lucru pentru a stabili, menține, îmbunătăți și extinde relația noastră cu tine și pentru scopuri statistice, de cercetare și științifice. Îți putem trimite mesaje generale de marketing și publicitate; activitatea de marketing direct va fi întotdeauna bazată pe acordul tău.
• Îmbunătățirea și dezvoltarea produselor și serviciilor noastre. Analizăm cum folosești și interacționezi cu produsele și serviciile noastre și canalele/aplicațiile prin care ți le oferim pentru a te înțelege mai bine și pentru a afla cum ne putem îmbunătăți. De exemplu, când folosești site-ul și serviciile ARXEDO, analizăm paginile/secțiunile pe care le vizitezi și interacțiunile avute în cadrul acestora, modul în care funcționează și erorile apărute (dacă este cazul).
• Analizăm rezultatele activităților noastre de marketing și interacțiunile tale cu acestea pentru a măsura eficiența și relevanța campaniilor noastre.
• Analizăm cum folosești produsele ARXEDO pentru a-ți trimite informații clarificatoare, pentru a-ți îmbunătăți experiența și a te ține la curent.
• Efectuarea proceselor de afaceri, gestiunea internă, financiară și economică și raportarea administrativă. Prelucrăm datele tale pentru operațiunile noastre interne, inclusiv pentru păstrarea unei baze de date interne pentru a lua decizii mai bune despre operațiunile, serviciile și produsele noastre. Facem analize și previziuni pentru determinarea și dezvoltarea portofoliului de clienți, produse și servicii, eficientizarea activității, analiza poziției pe piață, analiza costurilor și pierderilor, profitabilitate și performanță, rentabilitatea rețelei, analiza riscului și diminuarea riscurilor financiare și reputaționale.
• Soluționarea litigiilor, investigațiilor sau altor tipuri de petiții, solicitări sau plângeri adresate ARXEDO.
• Siguranța și securitatea. Avem datoria să protejăm datele tale personale și să prevenim, detectăm și limităm orice posibilă încălcare a securității datelor și tranzacțiilor tale, precum și a sistemelor și aplicațiilor noastre. În acest scop, prelucrăm date pe care suntem obligați să le colectăm despre tine, de exemplu pentru a-ți verifica identitatea când devii client sau când folosești un produs ARXEDO.

c) Protejarea intereselor tale vitale. Prelucrăm datele tale când acest lucru este necesar pentru a proteja interesele care sunt esențiale pentru viața ta sau a altei persoane. De exemplu, în cazuri medicale urgente sau alte situații care duc la incapacitatea fizică sau juridică a persoanei vizate. Vom prelucra datele tale necesare pentru interesele vitale ale altei persoane doar dacă nu putem baza această prelucrare pe unul dintre celelalte scopuri menționate.

d) În baza consimțământului tău. Dacă ne dai acordul, putem:

• folosi datele tale pentru a-ți trimite mesaje de marketing direct și pentru a-ți oferi servicii și oferte personalizate în funcție de acordul tău prealabil. Poți fi contactat pentru a fi informat despre produsele, serviciile, campaniile sau inițiativele noastre.
• folosi datele tale, inclusiv preferințele tale, pentru a-ți facilita experiența pe site-ul ARXEDO.

e) Respectarea obligațiilor legale și îndeplinirea unui interes public. Colectăm și prelucrăm informații de identificare, cum ar fi datele din actele tale de identitate. Facem acest lucru pentru a aplica corect regulile de cunoaștere a clientelei, pentru a preveni frauda, pentru a îndeplini un interes public și obligațiile noastre legale.

În plus, putem prelucra datele tale personale pentru a ne îndeplini obligațiile legale legate de efectuarea plăților, furnizarea de informații și răspunsuri despre produsele accesate, documentarea interacțiunilor cu tine, executarea obligațiilor care ne revin, precum arhivarea documentelor contractuale etc.

În măsura necesară pentru scopurile descrise mai sus, putem divulga datele către furnizorii de servicii: furnizori de hosting și infrastructură, furnizori de e-mail sau servicii SMTP, furnizori de mentenanță și securitate, furnizori de servicii tehnice pentru funcționalități precum traducere, redare vocală, accesibilitate sau resurse externe, consultanți profesionali, precum și autorități și instanțe, atunci când există o obligație legală sau o solicitare legitimă.

Furnizori de servicii

Când folosim alți furnizori de servicii sau alte părți terțe pentru a întreprinde anumite activități în desfășurarea normală a afacerilor, este posibil să le comunicăm datele personale necesare pentru realizarea sarcinii respective. Furnizorii de servicii ne sprijină cu activități precum:

• Proiectarea, dezvoltarea și menținerea instrumentelor bazate pe internet;
• Furnizarea de servicii IT care pot include site-uri, aplicații, platforme sau servicii de infrastructură, hosting;
• Plasarea de reclame în cadrul aplicațiilor, site-urilor web și rețelelor sociale;
• Servicii juridice, de audit sau alte servicii speciale prestate de avocați, notari, administratori, auditori, executori, entități specializate în recuperarea de creanțe, evaluatori, agenții imobiliare sau alți consilieri profesioniști;
• Identificarea, investigarea sau prevenirea fraudei sau a altor abateri de către companii specializate;
• Furnizori de servicii de securitate cibernetică;
• Prestarea de servicii specializate, cum ar fi serviciile poștale, de curierat și de arhivare a înregistrărilor realizate în format fizic sau electronic, contractori și furnizori externi de servicii;
• Efectuarea unor mecanisme de securitizare (cum ar fi administratorii, investitorii și consilierii);
• Prestarea unor servicii externalizate de către ARXEDO;
• Prestarea de servicii către potențialii clienți sau clienți ai ARXEDO.

Autorități și instanțe

În anumite situații, putem divulga datele tale cu caracter personal către autorități publice, organisme de reglementare, organe de aplicare a legii, instanțe de judecată sau alte entități competente, atunci când această divulgare este necesară pentru respectarea unei obligații legale, pentru apărarea sau exercitarea unor drepturi și interese legitime ori pentru îndeplinirea unor cerințe impuse de legislația aplicabilă.

Datele sunt prelucrate în principal în Uniunea Europeană sau în interiorul Spațiului Economic European (SEE).

Dacă vom comunica datele tale personale către terțe părți din țări din afara Spațiului Economic European, ne asigurăm că există garanțiile necesare pentru a le proteja, conform cerințelor legale. În acest scop, ne bazăm, printre altele, pe:

• Clauze model UE sau clauze contractuale standard, emise de Comisia Europeană; acestea sunt clauze contractuale pe care le agreăm cu orice furnizor extern de servicii situat într-o țară cu un cadru legal de protecție a datelor inadecvat, pentru a ne asigura că acest furnizor este obligat contractual să ofere un nivel adecvat de protecție a datelor.
• Decizii de adecvare emise de Comisia Europeană, prin care se stabilește că o țară din afara SEE asigură un nivel de protecție adecvat.

În plus, vom evalua de la caz la caz dacă trebuie implementate garanții organizatorice, tehnice (cum ar fi criptarea) și/sau contractuale pentru a ne asigura că datele tale personale sunt protejate în mod adecvat, ținând cont de cadrul legal al țării unde se află importatorul de date.

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor cu caracter personal, inclusiv profilare, care să producă efecte juridice asupra persoanelor vizate sau să le afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă. Utilizarea eventuală a unor instrumente bazate pe inteligență artificială pentru activități de suport, analiză, organizare a informațiilor sau îmbunătățirea serviciilor nu implică adoptarea unor astfel de decizii automatizate. În cazul în care această situație se va modifica, te vom informa în mod corespunzător și vom respecta toate obligațiile prevăzute de legislația aplicabilă privind protecția datelor.

Dacă datele tale personale sunt prelucrate, beneficiezi de drepturile prevăzute de legislația privind protecția datelor. În funcție de legile aplicabile, drepturile tale pot varia de la o țară la alta. Dacă ai întrebări despre drepturile care ți se aplică, te rugăm să ne contactezi printr-unul dintre canalele menționate la punctul 11.

Beneficiezi de următoarele drepturi:

Dreptul de a accesa informațiile

Ai dreptul să ne ceri să confirmăm dacă prelucrăm datele tale cu caracter personal și, dacă da, să îți oferim informații despre prelucrările efectuate și o copie a datelor tale cu caracter personal care fac obiectul prelucrării.

Dreptul la rectificare

Dacă datele tale personale sunt incorecte sau incomplete, ai dreptul să ne ceri să le rectificăm. Dacă am comunicat terților datele incorecte, îi vom informa și pe ei despre corectările făcute.

Dreptul de a te opune prelucrării datelor

Poți să te opui folosirii datelor tale personale de către ARXEDO când prelucrarea se bazează pe interesul nostru legitim. Analizăm astfel de solicitări punând în balanță motivele tale de opoziție (de exemplu, o atingere adusă intereselor tale) cu motivele și necesitățile noastre de afaceri. Vom opri prelucrarea dacă motivele prezentate de tine primează.

Nu te poți opune prelucrării datelor tale personale dacă:

• suntem obligați prin lege să o efectuăm; sau
• prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract încheiat cu tine.

De asemenea, te poți opune primirii de mesaje comerciale personalizate din partea noastră. Când devii client ARXEDO sau cu ocazia anumitor interacțiuni, te putem întreba dacă dorești să primești oferte personalizate. Dacă te răzgândești ulterior, poți opta să nu mai primești aceste mesaje. Îți poți retrage consimțământul în orice moment, la fel de ușor cum l-ai acordat, prin introducerea adresei tale de e-mail în secțiunea „Retragere consimțământ” disponibilă pe site-ul ARXEDO.

Chiar dacă renunți la primirea de oferte comerciale și/sau personalizate, vom continua să îți trimitem informări, notificări și comunicări obligatorii din punct de vedere legal sau contractual și comunicări pentru îndeplinirea unui interes legitim al ARXEDO (cu excepția cazului în care aceste comunicări fac obiectul exercitării dreptului de opoziție, conform celor explicate mai sus).

Dreptul de a-ți retrage acordul

Dacă ne-ai dat acordul pentru o anumită activitate, îl poți retrage oricând, dar acest lucru nu va afecta activitățile de prelucrare desfășurate înainte de retragere. Solicitarea de retragere a acordului va produce efecte în maximum 30 zile lucrătoare de la data primirii solicitării tale de către ARXEDO.

Dreptul de a te opune deciziilor automatizate

Nu utilizăm procese decizionale bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv profilare, care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra persoanelor vizate. Eventuala utilizare a unor instrumente AI are exclusiv rol de suport și nu conduce la adoptarea unor astfel de decizii.

Dreptul la restricționarea prelucrării

Ai dreptul să ne ceri să restricționăm folosirea datelor tale personale în cazul în care:

• consideri că informațiile sunt inexacte, pentru o perioadă care ne permite să verificăm corectitudinea datelor;
• prelucrarea este ilegală, dar nu dorești ca datele să fie șterse, cerând în schimb restricționarea folosirii lor;
• nu mai avem nevoie de datele respective, dar tu dorești să le păstrăm pentru a le folosi într-o acțiune în justiție;
• te-ai opus prelucrării datelor tale de către ARXEDO în temeiul interesului nostru legitim, pentru perioada necesară verificării dacă interesele noastre legitime justifică prelucrarea în continuare a datelor.

Dreptul la portabilitatea datelor

Ai dreptul să ne ceri să transferăm datele tale personale direct ție sau unei alte companii. Aceasta se aplică în cazul datelor personale pe care le prelucrăm prin mijloace automatizate și cu acordul tău sau în baza unui contract încheiat cu tine. Dacă acest lucru este posibil din punct de vedere tehnic și legal, vom transfera datele tale personale.

Dreptul la ștergere

Suntem obligați prin lege să păstrăm datele tale cu caracter personal.

Poți să ne ceri ștergerea datelor tale personale dacă:

a) datele nu mai sunt necesare în scopul pentru care au fost colectate sau prelucrate;

b) îți retragi acordul pe baza căruia are loc prelucrarea și nu mai există alt temei juridic pentru prelucrare;

c) te opui prelucrării datelor tale de către ARXEDO în temeiul interesului nostru legitim și nu există motive legitime care să prevaleze, sau te opui prelucrării în scopul trimiterii de mesaje comerciale personalizate;

d) datele personale au fost prelucrate ilegal;

e) o prevedere legală sau o autoritate locală impune ștergerea datelor tale personale de către ARXEDO.

Dreptul de a depune o plângere

Dacă, în calitate de client sau de reprezentant al acestuia, nu ești mulțumit de modul în care am răspuns solicitărilor tale, ai dreptul să ne trimiți o reclamație. Dacă ești în continuare nemulțumit de răspunsul nostru, poți să o trimiți mai departe către privacy@arxedo.eu.

De asemenea, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau instanțelor de judecată.

Exercitarea drepturilor tale

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră în calitate de persoană vizată, puteți utiliza formularul dedicat disponibil la adresa https://www.arxedo.eu/privacy-request.html, care vă permite transmiterea solicitărilor într-un mod simplu și securizat.

Modul în care îți exerciți drepturile depinde de specificul relației tale cu noi și de prelucrările aferente acesteia. Când îți exerciți oricare dintre drepturile prevăzute de GDPR, cu cât ești mai concret în cererea ta, cu atât te putem ajuta mai bine. Este posibil să îți cerem informații suplimentare pentru a-ți verifica identitatea sau pentru a clarifica solicitarea. În unele cazuri, este posibil să îți respingem solicitarea și, dacă acest lucru este permis de lege, te vom anunța despre motivul refuzului.

Dorim să răspundem solicitării tale cât mai repede. De obicei, cererile sunt soluționate în termen de 1 lună de la data primirii, cu excepția cazului în care, din cauza complexității, avem nevoie de mai mult timp. În acest caz, termenul de răspuns poate fi prelungit cu până la încă 2 luni; în toate cazurile te vom anunța despre prelungirea termenului și îți vom oferi motive pentru această întârziere, precum și data estimată pentru primirea răspunsului.

Prelucrarea datelor personale solicitate de noi în vederea încheierii unui contract cu ARXEDO și prin alte formulare/canale este obligatorie, cu excepția cazului în care prelucrarea se bazează pe acordul tău. Nefurnizarea datelor personale necesare poate cauza întârzieri în disponibilitatea anumitor produse și servicii sau poate face imposibilă furnizarea serviciilor și/sau a produsului solicitat.

Nu stocăm datele tale personale mai mult decât este necesar pentru scopurile pentru care le-am prelucrat.

În majoritatea cazurilor, perioada de păstrare va fi de 5 ani după încetarea contractului sau a relației noastre de afaceri. Uneori aplicăm perioade de păstrare diferite, de exemplu atunci când autoritatea de supraveghere ne cere să stocăm anumite date mai mult timp sau dacă ai depus o plângere care face necesară păstrarea datelor pentru o perioadă mai lungă.

Dacă nu mai avem nevoie de datele tale cu caracter personal, le ștergem sau le anonimizăm, conform legii.

Pentru datele personale colectate prin intermediul cookie-urilor și tehnologiilor similare, perioada de retenție a datelor este specificată în Politica de cookies, disponibilă aici https://www.arxedo.eu/cookies.html.

Luăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate (politici și proceduri, securitate IT etc.) pentru a asigura confidențialitatea și integritatea datelor tale personale și a modului în care sunt prelucrate. Aplicăm un cadru intern de politici și standarde minime la toate nivelurile ARXEDO pentru a păstra siguranța datelor tale. Aceste politici și standarde sunt actualizate și verificate periodic pentru a corespunde reglementărilor și evoluției pieței.

În plus, avem obligația de a păstra confidențialitatea și nu putem divulga datele tale personale în mod neîntemeiat sau nenecesar. Pentru a ne ajuta să continuăm să îți protejăm datele personale, te rugăm să ne contactezi dacă bănuiești că datele tale au fost compromise.

Facem tot posibilul să îți protejăm datele, dar sunt anumite lucruri pe care le poți face, la rândul tău:

• Instalează aplicații antivirus, anti-spyware și firewall. Actualizează aceste programe în mod regulat.
• Nu lăsa echipamentele digitale nesupravegheate.
• Fii vigilent în mediul online și învață cum să detectezi activitățile neobișnuite, de exemplu o adresă nouă a site-ului web sau e-mailurile de tip phishing prin care ți se cer informații personale.

Putem modifica această Notă de informare pentru a reflecta orice modificare a legii și/sau a modului în care ARXEDO prelucrează datele cu caracter personal.

Dacă dorești să afli mai multe despre politicile noastre privind protecția datelor și despre modul în care folosim datele tale personale, poți să ne trimiți un e-mail la privacy@arxedo.eu.

Denumire: ARXEDO SRL

CUI: 54498460

EUID: ROONRC.J2026025295007

Jurisdicție: România, Uniunea Europeană

E-mail: privacy@arxedo.eu